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ろくまる
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営業が名刺を忘れるのはNG！ | 忘れた時の対応方法とこれからの予防策
ろくまる
いざ、名刺交換をしようと名刺入れを探して、持っていない事に気づくと焦りますよね。
できれば避けたいことですが、人間なので、うっかりミスで忘れてしてしまう事もあると思います。
また、１日に２社～５社くらい訪問する時などに限って、想定以上にお客さまが多く登場して、名刺交換の途中で、名刺切れ！なんていう事もたまにありますよね。
ただ、営業として、名刺を忘れるのは、基本的にダメなことです。
名刺を忘れてしまった、途中で無くなった、など起きてしまった事は仕方ありません。
大切なのは、その場の対応と、その後のアフターフォロー、そして今後、名刺を忘れないようにどうするかです。
本記事では、名刺を忘れた・切らしてしまったときの対応方法と忘れない・切らさない為の工夫を私が実践していた方法を交えてご紹介します。
目次
名刺を忘れた、切らしてしまった時の対処法
私も30年以上のビジネス経験の中で、名刺忘れ、名刺切れを数回程やらかしています。
名刺が無い状態で、相手の名刺を受け取るのは、かなり恥ずかしく、本当に申し訳ない気持ちいっぱいで受け取っていました。
ただ、忘れた・切らした事実に、あたふたしたり、ヘコんだまま名刺交換するのはＮＧです。
では、順番に対処法を説明していきます。
STEP1.まず、大切なのは最初にお詫び
名刺交換の冒頭に、誠意を持って、相手の目を見て
申し訳ありません。今、あいにく名刺を切らしております
と謝罪をしましょう。
但し、お詫びを伝えるときは、あまりへりくだりすぎない事も重要です。
確かに、大変申し訳ない気持ちになると思いますが、大きな反省は心の中に押さえて、表情と言葉は、少しだけ、へりくだった形でお詫びをお伝えしましょう。
ニュアンスだけで伝わりにくいかもしれませんが、要は、へりくだりすぎると、お客さまから、頼りない人物に見えてしまい、さらに不安感が増してしまいます。
ですので、お詫びの言葉を伝える時、ハキハキとしたトーンで、きちんとお詫びの言葉を相手に伝える事を意識して会話をすれば大丈夫です。
そうすれば、相手に与える不安や不快感も少なくて済むと思います。
STEP2.自分の情報を伝えよう
相手の名刺を受け取った後は、商談に支障が出ないよう「自身の社名」「部署名」「氏名」を口頭で告げましょう。
私、〇〇（会社）、営業部の△△と申します
この場で、電話番号やメールアドレスを、口頭で伝えても、余程記憶のいい人でない限り覚えてはいません。 商談の中で、必要になった際は、商談終了後、紙に書いて渡すようにしましょう。
STEP3.後日に名刺を渡す方法をお伺いしよう
口頭で、自分の情報を告げた後、自分の名刺の渡し方をお伺いします。
これは、お客さまの事務所と自分の事務所の距離関係と継続して会えるかで、お伺いの内容が変わります。
1.お客さまの事務所が通常の営業範囲内で、継続して会える
名刺は、次回ご訪問の時にお渡しさせて頂きますので、よろしくお願いします
通常の営業では、このパターンが１番多いと思います。
いつでも訪問できる距離のお客さまで、次回も会えるお客さまであれば、このような会話で問題ありません。
ですが、次回訪問時は必ず名刺を持参し、「前回は、大変失礼致しました」とお詫びの言葉を添えて名刺を渡しましょう。
2.お客さまの事務所が遠方、もしくは次回会えるか不明
名刺は、後日、郵送させて頂いた方がよろしいでしょうか？
これは、お客さまか、自分が出張など遠方で商談を行った時や、新規顧客で訪問しているが、具体的な商談が見えず次回訪問の可能性が不明な場合などです。
簡単に言うと、「では、名刺は、明日朝１に持って行きます」のように軽く言えない状況の場合です。
このときの返答は大体以下の２パターンがほとんどです。
(A)次回で構わないと言われた場合
言葉どおり、次にお会いしたときに、名刺をお渡ししましょう。
お渡しする時に「前回は大変失礼致しました」とお詫びの言葉を添えてお渡ししましょう。
(B)よろしくお願いしますと言われた場合
お客さまが郵送を希望された場合は、すぐに準備をしましょう。
名刺だけを送るのではなく、お詫びと商談のお礼を合わせた手紙を一緒に沿えて名刺をクリップで止めて送付しましょう。
手書きで手紙を書く場合は、修正液は使わず、間違えた場合は、書き直しをしましょう。
後、できれば、少しでもはやく届くように速達で送るようにしましょう。
STEP4.帰社後、必ずメールでお詫びを伝えましょう
帰社後、もしくは翌日には、名刺交換した相手に、電子メールでまず、お詫びと商談のお礼、自分の情報、商談に対する意気込みなどを書いて送りましょう。
メールを送信する際には、必ず、署名欄に自分の情報が記載されているか確認しましょう。お客さまが、署名欄を確認することで、名刺とほぼ同じ情報を伝える事ができます。
また、最近では、名刺アプリなどを活用されているお客さまもいるので、アプリなどの利用状況を聞いてみるのも１つの対応方法の可能性があります。
初対面のお客さまと商談で最初に行うのが、名刺交換になるので、名刺を忘れた場合、第一印象として、いい印象を与えることはできません。
アフターフォローをしっかりして印象のマイナスを最低限に抑えるのが大事な姿勢です。
名刺を支給されていない場合の対処法
通常、会社に入社した際に名刺はすぐに支給されると思います。
ただ、何らかの手違いで名刺が支給されていない、もしくは名刺を支給される前に、商談に同行することになったなどという場合も想定されます。
この場合、お客さまに正直に、内容を伝えて大丈夫です。
入社したばかりで、名刺が間に合いませんでした。
名刺ができ次第、後日、改めてお持ち致します。
このように、正直に伝える事が丁寧で無難な対応方法です。
しかし、名刺を持たずに対外的な仕事をすることは、相手にとって、失礼であり、常識がないと思われたりもします。
対外的な仕事が与えられたら、その段階で、すぐに会社に名刺の支給を求めましょう。
名刺の情報が変わる、見た目が変わる
名刺の情報が変わる場合
これは、事務所が移転して住所が電話番号が変わる、組織変更で部署が変わるなど、今持っている名刺の情報と、内容が変わる場合の事です。
このような時に、新しい名刺が間に合わず、古い情報の名刺で訪問しなければいけないという時も、たまにあります。
対応内容は、各企業により異なりますが、もし、会社での対応が無い場合は、名刺の変更箇所をボールペンで取り消し線のような感じで線を引きましょう。
さらに名刺の裏面など、どこか書き込みが可能な余白があれば、新しい内容を手書きで記入しましょう。
名刺交換の際に、名刺に取り消し線が描かれていれば、相手の方の目に止まると思います。
事務所が来月移転予定で、名刺の住所が古くなるので消しています。
新しい名刺が出来しだい、お持ちさせて頂きます。
というようにお伝えする事で問題ありません。
必ず、新しい名刺ができたら必ず、お渡ししましょう。
名刺を切らした時と同様に「前回は、大変失礼致しました」とお詫びの言葉を添えて名刺を渡しましょう。
名刺の見た目が変わる場合
表現がおかしいかもしれませんが、要は、名刺がカバンの中で散乱してクシャクシャになっていた、雨でカバンの中まで水が浸み込み、名刺がボロボロになったなど、お客さまに、渡すべきではない状態になってしまった名刺のことです。
実際、私自身も、カバンの外側ポケットに名刺入れを入れ、大雨の中２０分程歩いて商談に向かい、さあ、名刺交換と名刺入れを持った瞬間に、名刺入れが水浸しの状態で･･･
恐る恐る名刺を取り出すとグニャグニャで、さらに、もらった誰かの名刺から色がにじんで移っている状態でした。
この時は、さすがに名刺を出すか、出さないか、瞬間的に頭をフル回転させて悩みました。
結果として、こんな濡れた名刺を、お客さまに渡すのは、気分がいい訳がないと判断し
「名刺を切らした時と名刺がまだできていない時」の合わせ技のような感じで会話をしました。
申し訳ありません。名刺がこのような状態で１度乾かしてみて問題なければ、後でお渡しさせいただく形でお願いできますでしょうか?
私、〇〇(会社)営業部の△△と申します、よろしくお願いします。
その後、自分の名刺を乾かしながら商談を行いました。
商談後、一応乾いたので、
本日は、大変失礼いたしました。一旦、お渡ししますが、次回、新しい名刺を持ってきますので、差し替えて頂ければと思います。
と、お詫びを申し上げ名刺を渡しました。
名刺を忘れない・切らさない為の予防策
ここまでご紹介したように、普段は常に気を付けて絶対に忘れないようにしていても、人間なので、ふと名刺を忘れてしまう事もありますし、想定外の出来事で、名刺が切れたり、汚れてしまったりすることもあります。
このような、不意の事態に対応できるように、予防策をご紹介します。
訪問前には、必ず名刺の枚数を確認
そもそも、名刺を忘れないのが基本です。
ですので、訪問する前には、必ず、名刺入れに入っている枚数を確認する事、名刺入れが薄くなってきたな、と感じたらその場で補充をするという習慣をつけるようにしましょう。
ストック名刺を持っておこう
仕事で、普段持ち歩くもののいくつかに名刺を入れておくことが１番おすすめです。
例えば、手帳、財布、定期入れなどです、入れる枚数は２～３枚で十分だと思います。
私個人は、まず名刺入れを２つ常にカバンに入れ、さらに定期入れに３枚入れています。名刺入れは、１つは常時使う物で革製の物を使っています。
もう１つはカバンの中に保管用で、入れっぱなしにしているので、名刺が折れたり、汚れたりしないようにアルミ合金製の名刺入れを使っています。
ただ、ストック名刺は、使わずに、ずっと入れている場合、先ほど紹介した「見た目が変わってしまっている名刺になりかねませんので、定期的に名刺の状態を確認するようにしてください。
私の場合は、常時使う名刺入れ（革製）の名刺が少なくなったら、予備の名刺入れ（金属製）から補充して、予備の名刺入れには新しい名刺を補充するといった形で使用しています。
また、ネットやＳＮＳなどで、「金属製の名刺入れは失礼」だという内容が一時期話題になっていたこともあり、個人的には、金属製でも全然問題無いと思っていますが、相手がどう感じるかは別なので、金属製を使うのは控えるようにしています。
まとめ
名刺を忘れてしまった瞬間はヒヤリとするものです。
名刺を持っていない場合は、まずは、どんな理由にせよ、お詫びの言葉から伝えましょう。丁寧な対応をすれば、いくらか心象悪化は防げます。
あらかじめ自分なりに、名刺を忘れた、無くなった時に、どのような対応をすればよいかを頭に入れておいておけば、いざというとき慌てずに済みます。
さらに念の為、名刺を忘れた時・切れた時への予防策を習慣としてつくりましょう。
名刺を忘れてしまったとき、臨機応変に対応できる営業マンを目指しましょう。
